"Зашити и номерирани x брой листове" е може би единственото нещо, което идва на ум, когато става въпрос за необходимостта от телбод на документи. Как да зашиете документи? Новодошлият веднага си представя купчини книжа, здраво закопчани с банков канап, покрити с разяждащ прах, някъде в ъгъла на кабинета на счетоводител или персонал.
Не всичко обаче е толкова просто и повърхностно, колкото изглежда на пръв поглед. Какво трябва да знаете, за да избегнете грешки в този труден въпрос? Как да шиете документи с конци според снимка? Тези въпроси ще бъдат обсъдени подробно в инструкциите стъпка по стъпка.
Защо се използват старомодни скоби?
Има много държавни агенции, които може да изискват документи, ушити не фабрично, а ръчно, с помощта на конци. Това е на първо място данъчната инспекция, архивът, те искат да шият документи с конци по време на приемането на документи зарегистрация на индивидуални предприемачи, регистрация на юридическо лице или документи за търг. Как правилно да телбодите документи, снимка номер 2 показва. Обикновено използвайте дебел конец и дебела игла.
Смята се, че ценните книжа, обвързани по този начин, са по-трудни за загуба, фалшифициране или замяна на листове. Някои организации, именно поради това, използват такава „дядова“форма за закрепване на важни документи. Има и друг аргумент - понякога документите са строго поверителни и мениджърите, страхувайки се от публичност или влиянието на конкуренти, поверяват такава работа само на доверено лице, съответно отказват помощта на специализирани фирми..
Важно
Неправилно зашитите документи могат да доведат до отказ за регистрация или пререгистрация на предприятие, приемане на документи в архива, да доведат до отстраняване на организацията от конкурса за търг, да повлияят на решението на регулаторния орган в случай на одит на организацията.
Има ли единни норми?
Към днешна дата няма ясни правила за това как да зашивате документи с нишки според един шаблон. Има само препоръки и инструкции. По принцип предприятията използват методическите разработки на Росархив, които бяха одобрени със заповед № 76 през 2009 г., изискванията на GOST „Офис работа и архивиране“, както и инструкции от Централната банка на Русия..
Подготвителен етап
Всички документи за телбод трябва да бъдат прегледани, ако има следи от молив, изтрийте ги. Важновнимателно обмислете всяка страница, изключете ги от залепване една за друга, осигурете логична и правилна последователност от документи в стека. Отстранете остри предмети, щифтове, скоби или кламери, тъй като те могат да повредят конеца за подвързване и да доведат до загуба на документа. Необходимо е да се номерират страниците с обикновен черен молив, в десния ъгъл, не се допуска използването на мастило, включително цвят. Не можете да номерирате твърде близо до текста на документа, колкото повече го припокривате. Само лицевата страна на листа е номерирана. Общият обем на подкрепения документ не трябва да надвишава 250 листа, а височината на подвързания и номериран документ не трябва да надвишава 4 сантиметра. Пример за това как да шиете документи с конци е показан на снимката.
Следващият етап на подготовка е изборът на инструменти. За да шиете правилно документи с конци, ще ви трябва: шило, специални конци, картонен капак, както е на снимката. В някои случаи се използва перфоратор. Как и с какво да зашие документи, всеки специалист решава за себе си. Най-удобно е да използвате остри конци или банков канап, в някои случаи се използват вълнени конци или дантели. Най-често те носят функцията на декорация. Обикновено сериозните доклади използват по-строг стил. Подгответе сами документите и формуляра за инвентаризацията.
Някои тънкости
- Листовете с голям формат, например A3 или A2, също трябва да бъдат номерирани. За да направите това, той е напълно разширен и номериран според общите правила. След това сгънати и внимателно залепени отзадъгъл.
- Ако е необходимо да се подаде писмо, то се отваря, първо се номерира самият плик, след това страниците на писмото на свой ред.
- Корица на документа не е номерирана. Освен това заглавната страница не е номерирана, ако няма корица. Вторият лист обаче вече е номериран с числото "2".
- Ако броят на листовете е повече от 250, тогава те се разделят на томове. Тази практика е често срещана в съдилищата. Всеки том трябва да бъде номериран отделно.
- Как да телбодя документи, ако не е възможно да се посочи номера на листа горе вдясно или целият лист е зает? Това често се случва, например, при номериране на снимка, като в този случай номерирането отзад е разрешено.
- В случай на грешно номериране, можете да зачеркнете числото. Въпреки това, корекцията трябва да бъде потвърдена с подпис.
- Ако не са пропуснати повече от два листа, тогава е позволено да се използва буквено обозначение за пропуснатите страници. Цифровото номериране на основния документ не се променя, но броят на листовете се увеличава. В този случай е необходимо да се предупреди лицето, което ще получи документите за това.
- Ако е необходимо да се номерира документ, който вече е номериран или има номерация, той ще бъде номериран отново.
- Ако листовете в документацията не могат да бъдат разделени или са залепени заедно, те се номерират като един лист. Това се случва, ако върху документ, например, има залепен чек, снимка или изрезка от вестник. Но в същото време е необходимо да се състави опис и в колоната „Забележка“или в сертификационния надпис е задължително да се изясни кои документи са залепени, на коя страница и какво съдържат.
Кои документи най-често се пришиват с конец? На първо място, учредителни и учредителни документи. Най-често имат малък обем, по-лесно се пробиват с шило, а шевът е лесен. Има няколко технологии за зашиване, можете да направите две пункции, три или пет. Три дупки е най-често срещаният вариант. Пет дупки ще ви бъдат полезни, когато някои документи са по-малки от други, свързването на пет дупки ще помогне за тяхното по-добро фиксиране. Използва се телбод с пет дупки, ако документите са с висока стойност, това ще намали риска от замяната им.
Как правилно да шиете документи с конци: инструкции стъпка по стъпка
- Поставете листовете, подравнете ръбовете.
- Проверка на реда на листове.
- Отбележете с молив местата на бъдещи пробиви симетрично в центъра от лявата страна на листа. Това може да се направи както на един лист, така и на всички.
- Необходимо е да се отклони от текста поне 1,5 сантиметра.
- Отметките трябва да са строго вертикални, разрешено е разстояние до три сантиметра един от друг.
Ако документът е достатъчно голям, по-удобно е да го пробиете с шило. Обикновено започвате от горната дупка.
Ако не е възможно да се използва фабричната корица, както е на снимката, тогава първият и последният лист могат да бъдат залепени с тънка лента от картон, за да се предотврати повреда на страниците. Важно е да изберете правилната дължина на конеца, обикновено между 50 и 80 см.
Класически шев с конец - три дупки
Нека анализираме опцията как да шием документистъпка по стъпка в три дупки. Това е класическият и най-често срещан вариант за подаване на документи в архива или за проверка. Как правилно да шиете документи с конци в този случай се вижда по-добре на снимката.
Внесете иглата и конеца надолу под купчината документи, извадете ги през отвора под номер две. Не трябва да забравяме за малка "опашка" с дължина 7-8 см, тя все пак ще дойде по-удобно. От предната страна насочваме иглата в горния отвор, след което връщаме иглата в най-долния отвор № 3. След това иглата се „гмурка“в централния отвор, в резултат на което и двете нишки остават отдолу. Сега те могат да бъдат завързани.
Освен това документът трябва да бъде заверен, залепен е лист хартия, отгоре се поставя печат и подпис на отговорното лице. Как правилно да шиете документи и да закрепите възела с конци, можете да видите на снимката.
Освен това, на гърба на последния лист е залепен инвентар. Надписването може да се направи на ръка или да се използват готови шаблони, както е на снимката.
Как да телбодя документи в четири дупки?
Технологията за пиърсинг с четири дупки е почти идентична. Единствената разлика е, че документът е зашит отгоре надолу. Прилича на шевна намазка. Само в този случай се повтаря в обратен ред, първо отгоре надолу, след това отдолу нагоре. Така връзките са хомогенни без празнини, сякаш зашити на гигантска шевна машина.
Специални поводи
Понякога е позволено да свързвате документи не вертикално, а в ъгъла. ATтова са основно финансови отчетни документи, включващи закрепване на касови ленти, чекове от дясната страна. Такива документи са пришити на ъгъла. Стъпките са същите като при стандартното сглобяване на документи, само дупките се пробиват в ъгъла. Обикновено са две. Листът е залепен точно в ъгъла. Освен това процедурата е подобна - заверява се, поставя се печат.
Заключение
В процеса на подготовка и телбод на документ е важно да помислите предварително как да закрепите документи, за да избегнете всякакви форсмажорни обстоятелства. Например, понякога трябва да направите копие на документи, които вече са подвързани и архивирани. Струва си да се тревожите за такива моменти предварително. Обикновено специалистите по човешки ресурси или счетоводство могат предварително да отгатнат кой документ първо трябва да се пусне през копирна машина. Това значително опростява работата и спестява време.
